Cara Menulis Surat Pengunduran Diri Profesional [Samples + Templates]

Jika Anda meninggalkan pekerjaan Anda, Anda tidak sendirian.

Pada April 2021 saja, sekitar 4 juta orang berhenti dari pekerjaan mereka, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja. Angka tersebut merupakan rekor tertinggi sejak biro tersebut mulai mencatat tarif tersebut.

Meskipun jutaan orang berhenti dari pekerjaan mereka setiap bulan, kami memahami bahwa memberi tahu atasan Anda bahwa Anda meninggalkan perusahaan bukanlah percakapan yang mudah. Surat pengunduran diri yang hormat dapat berarti perbedaan antara perpisahan yang canggung dan kesempatan untuk hubungan profesional jangka panjang.

Idealnya, Anda akan memberikan surat pengunduran diri dua minggu sebelum Anda meninggalkan perusahaan. Surat pengunduran diri memungkinkan Anda secara resmi mengumumkan penghentian Anda di perusahaan dan juga menawarkan informasi penting tata graha, seperti hari terakhir Anda dan detail lainnya tentang keberangkatan Anda.

Yang efektif membantu Anda memastikan percakapan positif dengan atasan Anda dan transisi yang mulus ke perjalanan Anda berikutnya.

Tapi bagaimana Anda menulis surat pengunduran diri yang baik? Apa yang harus Anda sertakan dan kecualikan?

Menulis surat pengunduran diri bisa terasa seperti tugas yang menakutkan, jadi kami telah membuat templat surat pengunduran diri profesional untuk membantu Anda memulai dan menyertakan contoh untuk inspirasi.

Apa yang saya sertakan dalam surat pengunduran diri profesional?

Menulis surat pengunduran diri profesional dimulai dengan memahami setiap komponennya:

1. Pernyataan Pengunduran Diri dan Tanggal Berakhir

Mulailah surat Anda dengan menyatakan posisi Anda di perusahaan. Ini mungkin tampak berlebihan jika Anda bekerja di sebuah perusahaan kecil dan atasan Anda mengenal Anda dengan baik, tetapi penting untuk memasukkannya karena surat itu adalah pemberhentian resmi Anda. Seiring dengan informasi ini harus menjadi pernyataan sederhana pengunduran diri Anda.

Juga, memberikan tanggal akhir di paragraf isi pertama sangat membantu karena itu adalah salah satu pertanyaan pertama yang akan diajukan majikan Anda.

Inilah yang mungkin terlihat seperti paragraf pertama dalam praktik:

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Position Name] untuk [Company Name], efektif [Date].

2. Syukur

Luangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana Anda telah berkembang atau apa yang paling Anda hargai tentang waktu Anda di perusahaan. Sespesifik mungkin — mungkin perusahaan memberikan peluang pengembangan profesional, atau mungkin Anda menikmati iklim yang dikembangkan perusahaan dan suasana yang mendukung.

Ini juga bagus bagi atasan Anda untuk menerima ucapan terima kasih atas waktu dan sumber daya yang telah mereka gunakan dalam mendukung pertumbuhan karir Anda. Berikut ini contoh tampilannya:

Saya menghargai kesempatan untuk pengembangan profesional yang telah Anda berikan kepada saya selama dua tahun terakhir. Saya menikmati masa jabatan saya di [Company Name] dan khususnya merasa terhormat telah menjadi bagian dari tim yang mendukung.

Jika mau, Anda juga dapat memasukkan tujuan Anda selanjutnya. Misalnya, jika Anda beralih industri untuk mengejar minat atau melanjutkan ke sekolah pascasarjana, mungkin tepat untuk memasukkannya. Sebagai contoh:

Saya menerima posisi sebagai [New Job Title], dan saya menantikannya [pursuing my passion in X or continuing my work with a focus on Y].

Namun, jika Anda meninggalkan perusahaan untuk pesaing, lebih baik untuk menghilangkan informasi tersebut.

3. Detail Transisi

Di paragraf ketiga, sebutkan kesediaan Anda untuk membuat transisi lebih mudah. Sebagai contoh:

Jika saya dapat membantu selama masa transisi ini, beri tahu saya. Saya siap membantu melatih pengganti saya dan memastikan bahwa semua laporan saya diperbarui sebelum hari terakhir saya bekerja.

Kalimat ini mungkin terlihat berbeda untuk Anda. Namun terlepas dari apa yang Anda tulis, sebaiknya sertakan detail spesifik tentang bagaimana Anda akan membantu.

Sebagai paragraf tindak lanjut opsional, tinjau secara singkat pekerjaan yang akan Anda serahkan saat Anda secara resmi meninggalkan perusahaan. Meskipun secara teknis merupakan tanggung jawab manajer Anda untuk mengambil pekerjaan ini dan menentukan bagaimana kelanjutannya, akan sangat membantu untuk membuat daftar semua proyek dan tugas yang telah Anda tanggung untuk membuat transisi lebih mudah di perusahaan untuk sementara.

Jika Anda tidak melayani dalam kapasitas manajerial atau berkolaborasi dengan departemen lain, Anda dapat melewati bagian ini.

4. Informasi Kontak Pribadi

Paragraf terakhir ini opsional dan tidak perlu disertakan setiap saat, terutama jika Anda tidak memiliki keinginan atau kebutuhan untuk menggunakan mantan majikan Anda sebagai referensi. Namun, banyak kandidat memilih untuk mempertahankan jaringan profesional mereka, sehingga penutupan tersebut mungkin terlihat seperti ini:

Terima kasih kembali atas kesempatan bekerja di [Company Name]. Saya berharap yang terbaik untuk Anda dan berharap untuk tetap berhubungan. Anda dapat mengirim email kepada saya di [Email Address].

Contoh Surat Pengunduran Diri Profesional

Dengan mengingat template di atas, mari kita lihat beberapa contoh surat pengunduran diri untuk posisi yang berbeda, masing-masing mengambil nada yang sedikit berbeda namun ramah untuk pengunduran diri mereka.

1. Contoh Surat Pengunduran Diri Yang Ramah

2. Contoh Surat Pengunduran Diri Singkat

3. Contoh Surat Pengunduran Diri Segera

Sementara cara terbaik untuk berhenti dari pekerjaan adalah dengan memberikan pemberitahuan setidaknya dua minggu dan menawarkan bantuan untuk transisi, terkadang keadaan membuat hal itu tidak mungkin. Jika Anda harus segera meninggalkan pekerjaan Anda tanpa pemberitahuan, Anda memerlukan surat pengunduran diri segera.

Berikut adalah contoh yang dapat membantu Anda:

Templat Surat Pengunduran Diri Profesional Gratis

Unduh Template Sekarang

Terkadang sifat posisi Anda memerlukan surat pengunduran diri yang lebih spesifik saat Anda pergi. Di bawah ini adalah beberapa templat yang membantu peran yang lebih dinamis ini keluar dari perusahaan dengan anggun.

1. Templat Surat Pengunduran Diri Kontraktor

Jika Anda bekerja lepas, Anda mungkin perlu menyesuaikan fokus surat pengunduran diri Anda sehingga membahas tugas akhir Anda dan bagaimana tepatnya Anda akan berpisah dengan klien Anda. Ini termasuk tugas Anda saat ini, tugas mana yang tidak akan Anda selesaikan, dan bagaimana Anda akan menerima pembayaran akhir Anda.

2. Templat Surat Pengunduran Diri Eksekutif

Jika Anda berada dalam peran kepemimpinan tingkat eksekutif atau senior, email singkat atau pemberitahuan dua paragraf kepada atasan Anda mungkin tidak cukup sebagai pengunduran diri resmi. Karena peran ini lebih sulit untuk diisi, Anda mungkin memainkan peran yang lebih signifikan dalam masa transisi — terutama karena Anda mengelola lebih banyak orang dan memutuskan arah dari lebih banyak proyek.

Template di bawah ini memisahkan pengunduran diri menjadi dua bagian — yang pertama adalah pengunduran diri itu sendiri, dan yang kedua adalah bagaimana (dan dengan siapa) pekerjaan yang mengundurkan diri akan dilanjutkan. Ini hanyalah salah satu dari berbagai template yang kami tawarkan.

Siap Menulis Surat Pengunduran Diri Anda?

Tidak peduli peran Anda, mengapa Anda meninggalkannya, dan siapa yang Anda beri tahu, bersikaplah sopan dalam surat pengunduran diri Anda. Rasa terima kasih dan dukungan selama kepergian Anda sangat bermanfaat bagi majikan, dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah meninggalkan perusahaan dengan catatan buruk — bahkan jika Anda pergi karena alasan yang buruk.

Dengan mengambil inspirasi dari contoh dan templat surat pengunduran diri, Anda akan melindungi jembatan Anda dan menjaga jaringan profesional Anda tetap utuh saat Anda memulai petualangan berikutnya.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Oktober 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.