Apakah Anda Benar-Benar Perlu Mengadakan Pertemuan Itu [Quiz + Tips]

“Ini bisa jadi email.”

Enam kata itu bisa menghilangkan angin dari kantor. Itu berarti bahwa waktu telah terbuang sia-sia, karyawan frustrasi, dan kepemimpinan telah sedikit dirusak.

Rapat yang tidak dapat dibenarkan tidak efisien dan berat. Meluangkan waktu secara sembarangan di kalender kolega – hanya untuk meraba-raba tujuannya, melakukannya tanpa arahan, atau menghabiskan seluruh waktu Anda untuk berbicara di peserta sebagai lawan untuk berkolaborasi dengan mereka – merugikan semua orang yang terlibat.

Di sini, kami akan meninjau beberapa kriteria yang harus Anda cari ketika memutuskan apakah sebuah rapat sepadan dengan waktu semua orang, melihat beberapa tanda pasti bahwa suatu masalah tidak memerlukan rapat, dan membahas beberapa alternatif rapat yang lebih menonjol dan efektif.

Kapan Anda Harus Mengadakan Rapat

Masalah yang dihadapi sangat mendesak dan peka waktu.

Jika informasi yang perlu Anda sampaikan harus didengar dan terikat waktu, jangan berpikir dua kali – pesan rapat. Anda tidak ingin mengambil risiko mengirim email massal tentang masalah mendesak, hanya untuk meminta beberapa karyawan mengabaikannya atau mengabaikannya sepenuhnya.

Beberapa hal perlu diketahui dan tidak bisa menunggu, dan tanggapan Anda terhadap contoh tersebut perlu mencerminkan urgensi semacam itu. Jangan terlalu pasif. Jangan mengandalkan anggota tim Anda untuk mendapatkan informasi pada waktu mereka sendiri. Pesan rapat, dan sampaikan poin-poin itu.

Anda membutuhkan ruang untuk diskusi menyeluruh dan berbagai perspektif.

Beberapa masalah memerlukan beberapa tingkat kolaborasi dan berpikir keras. Sesi curah pendapat dan diskusi umum semacam itu membutuhkan pertemuan yang sebenarnya. Dorongan pemikiran saat ini dan fleksibilitas bagi tim Anda untuk saling melontarkan ide sulit ditiru melalui media seperti pesan instan atau email.

Pertemuan kolaboratif menumbuhkan kreativitas dan pemikiran kritis. Jika Anda merasa perlu tim Anda untuk segera menjalankan pemikiran satu sama lain dengan cepat dan menggoda ide satu sama lain secara langsung, memesan rapat mungkin adalah pilihan terbaik Anda.

Pengambilan keputusan sedang dimainkan.

Ketika konten pertemuan potensial berisiko tinggi – seperti dalam “melibatkan keputusan yang memiliki implikasi signifikan pada masa depan perusahaan” – Anda harus mengumpulkan semua orang.

Anda tidak bisa menganggap enteng situasi ini. Dalam kasus ini, pemangku kepentingan perlu mengetahui apa yang terjadi dan memiliki forum untuk menyampaikan kekhawatiran dan memberikan masukan. Rantai email, papan pesan, atau presentasi video yang direkam sebelumnya tidak akan menyediakannya.

Saat Anda Tidak Membutuhkan Rapat

Anda tidak memiliki agenda pasti.

Salah satu kesalahan terbesar dalam rapat yang dapat Anda lakukan adalah masuk tanpa rencana. Jangan pernah menyimpang dari pertemuan. Masuk saja dan mencoba mencari tahu sambil jalan membuat frustrasi dan menjengkelkan bagi anggota tim Anda – ini membuang-buang waktu yang tidak produktif.

Jika Anda tidak menyusun agenda, Anda juga merusak kemampuan Anda untuk menentukan apakah masalah yang dihadapi benar-benar membutuhkan pertemuan. Ketika Anda meluangkan waktu untuk mengatur pikiran, kekhawatiran, dan materi Anda, Anda memberi diri Anda kesempatan untuk melihat situasi secara lebih objektif.

Dengan kejelasan dan perspektif semacam itu, Anda dapat dengan lebih cermat menentukan apakah informasi yang perlu Anda sampaikan lebih cocok untuk email massal, rantai pesan instan, atau format lain yang tidak memakan waktu dan energi.

Anda tidak memiliki semua informasi Anda bersama-sama.

Poin ini terkait dengan poin di atas. Jika Anda tidak benar-benar siap atau informasi yang Anda kumpulkan sejauh ini memberikan gambaran yang tidak lengkap tentang situasi yang dihadapi, sebaiknya Anda menunda untuk memesan rapat.

Rapat yang paling efektif dilakukan dengan cermat, bijaksana, dan memberikan panduan yang dapat ditindaklanjuti. Jika Anda hanya memiliki sebagian dari gambaran yang lebih besar, Anda mungkin tidak akan dapat secara definitif mengatur tim Anda di jalur yang benar – dan tidak ada waktu saat itu Anda dengan semua orang memesan kembali.

Jika Anda memiliki beberapa informasi di tangan yang menurut Anda harus diketahui oleh tim Anda. Anda mungkin lebih baik menyentuh dasar dengan mereka melalui media yang tidak terlalu pribadi dan memakan waktu dan memberi tahu mereka bahwa Anda akan memiliki lebih banyak wawasan untuk ditawarkan dalam waktu dekat.

Pertemuan itu akan melibatkan terlalu banyak orang.

Jika Anda menemukan daftar peserta pertemuan potensial Anda tampak berlebihan, Anda mungkin ingin menjelajahi opsi lain untuk mendapatkan informasi yang dimaksud. Pertemuan besar-besaran seringkali tidak produktif dan biasanya melibatkan cukup banyak orang yang tidak sebenarnya perlu berada di sana.

Jika rapat akan dikemas hingga ke langit-langit, Anda mungkin tidak akan melihat banyak diskusi yang bijaksana dan terorganisir. Ditambah, jika sebanyak itu orang perlu tahu apa yang ingin Anda katakan, itu mungkin lebih merupakan pengumuman sepihak daripada masalah yang cocok untuk kolaborasi terfokus. Dalam banyak kasus, jenis konten tersebut biasanya lebih cocok untuk email.

1. Email

Email mungkin menjadi alternatif paling menonjol untuk rapat. Ini adalah sumber yang sangat baik untuk pengumuman dan tidak terlalu mendesak, komunikasi internal yang lebih umum – informasi yang tidak memerlukan tanggapan segera. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menyampaikan pesan Anda sambil memberikan kesempatan untuk pertanyaan individu dan kolaborasi yang bijaksana.

2. Presentasi Video

Presentasi video yang direkam sebelumnya dapat menjadi cara terbaik untuk menyampaikan informasi secara menyeluruh dan bijaksana tanpa menyatukan tim. Sumber daya seperti Mesin tenun memungkinkan Anda melakukan demonstrasi, merekam pesan, dan menawarkan pembaruan yang dapat ditonton sendiri oleh anggota tim Anda – mengurangi gesekan dan menghemat waktu yang mungkin terbuang percuma untuk rapat skala penuh.

3. Pesan Instan

Pesan instan adalah salah satu cara yang lebih baik untuk mereplikasi beberapa aspek pertemuan kolaboratif yang lebih cepat dan mendadak. Dengan jenis program ini, Anda dapat menerima tanggapan cepat dari anggota tim secara real-time. Formatnya paling cocok untuk pertanyaan dan percakapan singkat yang belum tentu cukup signifikan untuk menjamin rapat skala penuh.

4. Halaman Wiki dan FAQ

Halaman wiki dan FAQ menawarkan materi yang membahas pertanyaan dan masalah umum yang mungkin dihadapi anggota tim Anda. Media ini juga efektif dalam jangka panjang. Dengan memasukkan informasi ke halaman web, Anda dapat menawarkan tim Anda titik referensi yang selalu menarik untuk masalah dan mencegah pertemuan yang tidak perlu, di masa mendatang.

Kuis: Apakah Anda benar-benar membutuhkan pertemuan itu?

Rapat perlu dipesan dengan hati-hati dan dengan niat. Kolega Anda tidak bisa mendapatkan waktu itu kembali, jadi Anda perlu tahu bahwa Anda akan produktif setiap kali Anda berkumpul dengan mereka.

Jika Anda berpikir untuk memesan waktu dengan tim Anda, pastikan untuk mempertimbangkan poin-poin dalam daftar ini. Anda tidak ingin berurusan dengan erangan dan keluhan yang muncul saat rapat “bisa jadi email.”